Varias razones por las que las PYMES necesitan un Gestor Documental


Todas las empresas trabajan con documentos y contenidos digitales. En ellos está contenida toda la información y el conocimiento del negocio. Es por eso que la gestión de estos contenidos se convierte en una clave fundamental para la supervivencia y crecimiento de las organizaciones.

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El objetivo fundamental de los sistemas de gestión documental es gestionar la documentación de manera eficiente, permitiendo almacenar documentos de manera segura a través de procedimientos sencillos, para su posterior acceso para la consulta desde diferentes dispositivos.

Le detallamos algunas razones por las que la Gestión Documental es imprescindible en cualquier empresa:

1- INFORMACIÓN SEGURA: Un gestor documental debe contar con un sistema de respaldo que esté localizado en una ubicación diferente a la del sistema principal, de tal manera que permita restaurar la información en caso de que suceda un problema serio.

2- EFICACIA EN LOS PROCESOS PORQUE SE INTEGRA CON HERRAMIENTAS DE GESTIÓN: Un gestor documental es un sistema de soporte documental para todos los procesos clave de la organización, a través del cual se consigue eficiencia en la ejecución de tareas que requieren la generación o tratamiento de documentos.

3 – AHORRO DE ESPACIO Y TIEMPO: Reducción del tiempo en entrada de datos, extraer información del contenido del documento y utilizarla para identificar, describir y distinguir un documento ocupa el tiempo de los trabajadores cuando podría hacerse de forma automática ya que existen procesos de digitalización integrada a través de escáneres o máquinas multifunción. Reducción del tiempo dedicado a la clasificación de documentos ya que identifica el tipo de activo digital que estamos manejando y lo guarda en su respectiva ubicación.

4-    PERMITE ACCEDER A LA INFORMACIÓN DESDE CUALQUIER DISPOSITIVO: el gestor documental debe servir documentos a distintas personas que acceden a ellos desde dispositivos diferentes.


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