No todas las empresas necesitan gestionar lo mismo. Y tampoco necesitan las mismas herramientas cuando empiezan su actividad que cuando llevan años creciendo.
Una pequeña empresa puede comenzar gestionando sus procesos administrativos con unas pocas herramientas. Pero a medida que aumenta el número de clientes, empleados, productos, pedidos o centros de trabajo, también crece la complejidad de la gestión.
Es entonces cuando aparece una pregunta importante: ¿necesito cambiar de software o puedo ampliar el que ya utilizo?
Una de las ventajas de un ERP modular es precisamente la posibilidad de adaptar el sistema a las necesidades reales de cada empresa, incorporando nuevas funcionalidades a medida que el negocio las necesita.
¿Qué es un ERP modular?
Un ERP es un sistema de gestión empresarial que permite centralizar y conectar diferentes áreas de una empresa. El software está compuesto por diferentes módulos o funcionalidades que pueden incorporarse según las necesidades del negocio.
Por ejemplo, una empresa puede necesitar inicialmente gestión comercial y contabilidad. Más adelante puede necesitar controlar la fabricación, gestionar proyectos, automatizar procesos bancarios o incorporar herramientas de Business Intelligence.
En lugar de utilizar diferentes programas independientes para cada necesidad, un ERP modular permite ampliar el sistema manteniendo la información conectada.
¿Por qué no todas las empresas necesitan el mismo ERP?
Cada negocio tiene sus propios procesos. Una empresa comercial puede necesitar especialmente herramientas para gestionar clientes, presupuestos, pedidos, compras, ventas y stock.
Una empresa industrial tendrá además necesidades relacionadas con:
- Órdenes de fabricación.
- Escandallos y componentes.
- Planificación de recursos.
- Control de costes.
- Materias primas.
- Seguimiento de la producción.
Por otro lado, una empresa que trabaja por proyectos o presta servicios técnicos puede necesitar controlar trabajos, recursos, materiales, costes y horas.
Por eso, elegir un software únicamente por el número de funcionalidades que ofrece no siempre es la mejor estrategia.
Lo importante es que las funcionalidades respondan a las necesidades reales de la empresa.
El crecimiento de una empresa también cambia su forma de gestionar
Cuando una empresa crece, no solo aumenta su facturación.
También pueden aumentar:
- El número de empleados.
- Los clientes.
- Los proveedores.
- Los productos o servicios.
- Los pedidos.
- Los centros de trabajo.
- Los documentos.
- Los movimientos bancarios.
- Las necesidades de información.
Y con ello aparecen nuevos retos.
Lo que funcionaba cuando había pocas operaciones puede empezar a generar problemas cuando el volumen aumenta. Por ejemplo, una hoja de cálculo puede ser suficiente para controlar determinadas operaciones al principio, pero puede resultar poco práctica cuando varias personas necesitan actualizarla, consultar información y generar informes.
El crecimiento hace que la organización necesite procesos más estructurados y conectados.
¿Qué ventajas ofrece un ERP por módulos?
1. Incorporar solo lo que realmente necesitas
Una empresa no tiene por qué utilizar desde el primer día todas las funcionalidades disponibles. Puede comenzar con las herramientas que necesita actualmente y añadir nuevas soluciones cuando el negocio lo requiera.
Esto permite que la tecnología acompañe a la evolución de la empresa.
2. Evitar trabajar con demasiadas aplicaciones independientes
Cuando cada departamento utiliza una herramienta diferente, la información puede quedar dispersa. Esto genera duplicidades y obliga a trasladar datos manualmente de un sistema a otro.
Un ERP modular permite mantener diferentes áreas conectadas dentro de un mismo entorno de gestión.
3. Mantener la información conectada
Una de las principales ventajas de trabajar con módulos integrados es que la información generada en un área puede ser utilizada por otras.
Una venta puede afectar al stock.
Un pedido puede generar información para compras.
Una operación comercial puede tener repercusión contable.
Una orden de fabricación puede consumir materiales y generar costes.
Cuanto más conectados están los procesos, menos trabajo manual es necesario para trasladar información.
4. Adaptarse al crecimiento
El software no debería convertirse en una limitación cuando la empresa crece. Un ERP modular permite incorporar nuevas capacidades cuando aparecen nuevas necesidades.
De esta forma, la empresa puede evolucionar sin tener que sustituir necesariamente todo su sistema de gestión.
¿Qué módulos puede necesitar una empresa?
Las necesidades dependen del sector y del tamaño de cada negocio. Algunos ejemplos habituales son:
Gestión comercial
Para controlar clientes, proveedores, presupuestos, pedidos, albaranes, facturación y otras operaciones comerciales.
Gestión financiera y bancaria
Permite mejorar el control de la información económica y automatizar procesos relacionados con bancos, cobros, pagos y conciliación.
Fabricación
Las empresas industriales pueden necesitar herramientas específicas para planificar la producción, gestionar órdenes de fabricación, controlar materiales, recursos y costes y analizar desviaciones.
Proyectos y servicios
Las empresas que trabajan por proyectos o realizan servicios técnicos pueden necesitar controlar trabajos, recursos humanos y materiales, costes y facturación.
TPV y gestión de establecimientos
Los negocios con tiendas, restaurantes u otros puntos de venta pueden necesitar conectar sus operaciones comerciales con el resto de la gestión empresarial.
Gestión documental
Centralizar documentos relacionados con clientes, proveedores, operaciones y procesos facilita el acceso a la información y evita depender de archivos dispersos.
Business Intelligence
Cuando la cantidad de información aumenta, también es necesario poder analizarla. Las herramientas de Business Intelligence permiten transformar los datos de gestión en indicadores, informes y cuadros de mando que facilitan la toma de decisiones.
Un ERP modular no significa instalar módulos sin criterio
Que un ERP permita incorporar diferentes módulos no significa que haya que utilizarlos todos. De hecho, una de las claves está precisamente en analizar qué necesita realmente la empresa.
Antes de incorporar una nueva funcionalidad conviene preguntarse:
- ¿Qué problema queremos solucionar?
- ¿Cuánto tiempo dedicamos actualmente a este proceso?
- ¿Dónde se producen errores?
- ¿Qué información necesitamos?
- ¿Quién va a utilizar la herramienta?
- ¿Necesitamos que se integre con otros procesos?
- ¿Qué crecimiento esperamos en los próximos años?
La respuesta a estas preguntas ayuda a determinar qué solución tiene sentido y cuál no.
La tecnología debe crecer al ritmo de la empresa
El objetivo de un ERP no debería ser disponer de la mayor cantidad posible de funcionalidades. El objetivo es facilitar la gestión y acompañar la evolución del negocio.
Una empresa puede empezar con unas necesidades determinadas y, con el tiempo, incorporar nuevas áreas, procesos y herramientas.
Contar con un ERP modular permite realizar ese recorrido de una forma progresiva, incorporando nuevas capacidades cuando realmente aportan valor.
a3ERP: soluciones adaptadas a cada empresa
En Albada Informática trabajamos con a3ERP, una solución de gestión empresarial que permite ampliar sus funcionalidades mediante diferentes módulos y soluciones verticales.
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